Назначение процессоров электронных таблиц – обработка и наглядное отображение данных, представленных в табличной форме.
В целом, табличные процессоры обеспечивают:
- ввод, хранение, редактирование, сортировку, отображение и печать данных;
- построение графиков и диаграмм по данным таблицы и вывод их на печать.
- обработку данных с помощью встроенных (стандартных) математических, логических и иных функций;
- поиск в одной или нескольких таблицах данных, удовлетворяющих заданным критериям, в т.ч. выполнение функций баз данных, создание сводных таблиц, консолидация данных;
- моделирование – для оптимального решения поставленной задачи (Подбор параметра, Таблица подстановки);
- программирование (встроенный язык VBA) для задания процесса автоматической обработки данных в соответствии с требованиями пользователя (программирование макрокоманд).
Табличные процессоры предоставляют:
- справочную систему и контекстную подсказку;
- средства для оформления и модификации экрана и таблиц, которые могут быть определены в соответствии с требованиями пользователя (разбиение экрана на несколько окон, фиксирование заголовков строк, столбцов таблицы, ее форматирование);
- различные шаблоны для создания бланков и прочих документов.
Перед непосредственным освоением приемов работы с табличным процессором Ехсе1 необходимо усвоить ряд терминов.
Рабочая книга (или просто книга) – предназначенный для обработки и хранения данных файл с произвольным именем и расширением .xls, включающий набор листов, к которым могут относиться: рабочие листы, диаграммы, слайды, макросы, диалоговые листы или модули Visual Basic, позволяющие использовать язык Visual Basic при разработке макросов для Excel. По умолчанию рабочая книга содержит 3 рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью.
Рабочий лист (или просто лист) — основная электронная таблица.
Активная ячейка – ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия. Активизация ячейки производится щелчком левой клавиши мыши, после чего ее контур выделяется черной рамкой. Ее адрес и содержимое отображаются в Строке формул.
Указатель ячейки – адрес ячейки, состоящий из названия (индекса) столбца и номера строки. Например, ячейка В4 находится на пересечении столбца В и строки 4.
Поле имени – область, отображающая адрес активной ячейки.
Строка формул – это отличительный элемент окна программы Excel (устанавливается при использовании пункта меню Вид→Строка формул), назначение которого состоит в:
- отображении содержимого выделенной ячейки полностью;
- просмотре формулы, установленной в ячейке (т.к. в ячейке на листе выводится результат вычислений по этой формуле);
- редактировании записанной в ячейке информации.
Как любая программа операционной системы Windows, Excel выполняет-ся в своем собственном окне, которое открывается после ее запуска.
Окно Excel содержит следующие элементы: строку заголовка, строку меню, панели инструментов, строку формул, рабочую область, ярлыки листов, строку состояния и полосы прокрутки.
Рабочая область окна Excel — это электронный эквивалент разграфленного на строки и столбцы листа бумаги. В верхней и левой части электронной таблицы находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, заданное буквами латинского алфавита: А, В, … Z, АА, АВ, … ZZ, а каждая строка – номер: 1, 2, 3,…65536. Разбиение рабочей области на ячейки является максимально возможным, т.е. разбить ячейку на более мелкие нельзя. Поэтому при формировании структуры таблицы используют только объединение ячеек исходя из положений минимальной ячейки.
В рабочей области окна указатель мыши может принимать различную форму:
- внутри ячейки — большой знак «плюс», показывающий на возможность выделения диапазона ячеек;
- в нижнем правом углу текущей ячейки — черный крестик, так называемый «маркер автозаполнения», который используется для ввода различных списков, последовательностей и копирования формул;
- на границе текущей ячейки — стрелка влево — для перемещения содержимого выделенного диапазона ячеек.
Чтобы просматривать достаточно большие таблицы, используются горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки.
В нижней части окна расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки для смены листов и ярлычки листов. Ярлычок активного листа отображается как выделенный. По листам рабочей книги можно передвигаться по щелчку левой кнопки мыши или с помощью клавиатуры: комбинация клавиш Ctrl + Page Down — перейти на следующий лист, Ctrl + Page Up — к предыдущему листу.
Находящаяся в нижней части экрана строка состояния содержит информацию о том, что в данный момент исполняется программой. Например, состояние Готово означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких, как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Кроме того, здесь может отображаться результат вычисления суммы, среднего, максимума и др. функций, применяемых к любым выделенным числам.
