Существует возможность сразу найти все вхождения образца в поле или искать каждое вхождение по отдельности. Нужно выбрать в режиме формы или в режиме таблицы поле для поиска, нажать кнопку Найти на панели инструментов, ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец.
Если точное значение неизвестно, задать образец поиска с помощью подстановочных знаков, определить другие необходимые параметры в диалоговом окне Поиск. Чтобы найти первое вхождение указанного значения, нажать кнопку Найти. Для поиска следующих вхождений этого значения нажимать кнопку Найти далее.
Подстановочные знаки используются в качестве прототипов для других символов при указании образца поиска в следующих случаях:
- Известна только часть значения.
- Требуется найти значения, начинающиеся с конкретной буквы или соответствующие определенному шаблону.
Для задания параметров поиска нужно щелкнуть на кнопке Поиск. Откроется диалоговое окно поиска. В поле “Просмотр” можно выбрать направление просмотра: “Все”, “Вверх” или “Вниз”. В поле “Совпадение” можно выбрать режим сравнения: “Поля целиком”, “С начала поля”, “С любой частью поля”. Для поиска значений полей, записей или имен файлов допускается применение следующих символов в диалоговых окнах Поиск и Замена или в запросах, командах и выражениях.
| * | Соответствует любой цифре или любому символу. Может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки. Например, wh* — поиск слов what, white и why. |
| ? | Соответствует любому текстовому символу. Например, B?ll — поиск слов ball, bell и bill. |
| [ ] | Соответствует любому одному символу из заключенных в скобки. Например, B[ae]ll — поиск слов ball и bell, но не bill. |
| ! | Соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки. Например, b[!ae]ll — поиск слов bill и bull, но не bell или ball. |
| — | Соответствует любому символу из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от A до Z, но не от Z до A). Например, b[a-c]d — поиск слов bad, bbd и bcd. |
| # | Соответствует любой цифре. Например, 1#3 — поиск значений 103, 113, 123. |
Создание фильтра
В Access, как в в Excel, для поиска данных бывает удобно использовать фильтры. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении базы.
Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров (в режиме таблицы или формы):
- фильтр по выделенному фрагменту;
- обычный фильтр;
- поле Фильтр для;
- расширенный фильтр.
Если можно легко найти и выбрать значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту.
1) В поле найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
2) Выбрать это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Способ выбора значения определяет, какие записи будут отобраны фильтром.
Повторять шаг 2), пока не будут заданы все условия отбора записей.
Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно.
1) Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов, чтобы переключиться в окно обычного фильтра.
2) Выбрать поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей.
3) Ввести условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите в поле значение с клавиатуры.
Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
Поле Фильтр для используется, если нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.
1) Щелкнуть правой кнопкой поле, для которого указывается условие отбора, а затем ввести значение, которое будет использоваться как условие отбора, в поле Фильтр для в контекстном меню. Например, для отбора всех записей, у которых в поле “Магазин” содержится слово “М-Видео”, щелкнуть правой кнопкой поле “ Магазин” и ввести слово “ М-Видео” в поле Фильтр для.
2) Для указания более сложного условия отбора напечатать полное выражение, используя соответствующие комбинации идентификаторов, операторов, подстановочных знаков и значений. Например, чтобы найти все записи, в которых поле “Должность” включает слово “Продавец” в любом месте поля, щелкнуть правой кнопкой поле “Должность” и ввести слово *Продавец* в поле Фильтр для. Для просмотра только записей для заказов, отгруженных более чем на 15 дней позже назначенной даты, и в любое поле ввести выражение [ДатаИсполнения]-[ДатаНазначения]>15.
Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажать клавишу ENTER, чтобы при этом оставить контекстное меню открытым (с тем чтобы иметь возможность указать дополнительное условие для поля), нажать клавишу TAB. Ввести новое условие и нажать клавишу TAB еще раз. Повторять эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.
Для создания сложных фильтров, следует использовать окно расширенного фильтра.
1. Выбрать в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.
2. Добавить в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.
3. Для указания порядка сортировки выбрать ячейку в строке Сортировка для конкретного поля, нажать кнопку раскрытия списка и выбрать порядок сортировки. В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.
4. Указать искомое значение или ввести выражение в строку “Условие отбора” для полей, включенных в бланк.
5. Для того чтобы применить фильтр, нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов.
