Диаграммы позволяют более наглядно выявить различные соотношения между данными.

При построении диаграммы значения каждой строки по умолчанию  образуют ряд данных, а значения столбца – категорию. Значения каждой ячейки на диаграмме отображаются в виде маркера. В качестве имен категорий или рядов программа часто использует заголовки столбцов или строк данных. В легенде приводится описание рядов данных, что облегчает их идентификацию. Каждый ряд на диаграмме имеет определенный цвет или узор.

Всего имеется 14 стандартных типов диаграмм, в каждом из которых выделяют виды, а также нестандартные типы, содержащие дополнительные диаграммы с различными упрощениями.

Из стандартных типов в товароведно-экспертной области деятельности целесообразно использовать:

  • гистограммы и линейчатые диаграммы (позволяют представить данные в виде столбцов);
  • круговые и кольцевые диаграммы (первые могут отражать только один ряд данных, но те и другие отображают доли или процентное соотношение частей);
  • графики и точечные диаграммы (удобны для статистических исследований и изучения временных рядов).

Диаграмма как объект имеет ряд элементов: название диаграммы, Область диаграммы, Область построения диаграммы, Оси и названия осей: Х (категорий) и Y (значений), Маркеры данных, Легенду.

Для создания диаграммы необходимо выделить диапазон, содержащий требуемые данные. Для выделения несмежных ячеек или несмежных диапазонов - использовать клавишу Ctrl. Если нужно включить в диаграмму название строк и столбцов, то их нужно включить их при выделении диапазона (в таком случае в соответствии с наименованиями, указанными в заголовках, на оси Х могут автоматически отразиться наименования категорий, а в легенде  - соответствующие наименования рядов). Команда Вставка→Диаграмма (или кнопка Мастер диаграмм стандартной панели инструментов) открывает многошаговое диалоговое окно. Для перехода по шагам построения диаграммы выбирается кнопка Далее или Назад в соответствующем окне шага. Для того, чтобы применить диаграмму выбирают клавишу Готово.

ШАГ 1: Выбор типа и вида диаграммы. После выбора в списке, расположенном в левой части диалогового окна, типа диаграммы, необходимо определить, какой ее вид наиболее предпочтителен. Виды различают в зависимости, объемным или необъемным будет изображение, как будут отражать данные – с накоплением (прибавлять предыдущее значение) или будут нормированы, т.е. отражать долю каждой категории в общей сумме. Интерес представляют также виды круговой диаграммы, в котором значения одного из секторов могут быть вынесены в гистограмму. Информация о выбранном виде диаграммы выводится справа в нижней части окна. Выбрав кнопку Просмотр результата (внизу слева) можно увидеть эскиз диаграммы, построенной на основе выделенных данных.

ШАГ 2: Определение источника данных диаграммы. В диалоговом окне Мастер диаграмм выделенный диапазон данных отображается в поле диапазон данных. При необходимости его можно изменить, а также варьировать направление рядов данных (в строках или в столбцах).

Вкладка ряд – отображает ряды данных в выделенном диапазоне. Чтобы удалить его из поля списка (когда выделяется вся таблица, т.е. включаются ненужные ряды) нужно его выделить и нажать кнопку удалить. В данном окне также можно задать или изменить имя ряда (для имени можно указать ячейку с нужным содержанием или ввести имя в поле  вручную) и подписи оси X, указав соответствующий диапазон ячеек (эти действия не являются обязательными, поскольку диаграмма может автоматически определять соответствующие подписи; однако если этого не происходит, после построения диаграммы можно вернуться к данному этапу работы с диаграммой и внести необходимые изменения).

ШАГ 3: Установление параметров диаграммы. В диалоговом окне:

  • Заполняются поля для подписей названий осей и всей диаграммы.
  • Осуществляется выбор осей и устанавливается режим отображения меток на оси X. По умолчанию отображаются все метки.  В качестве меток оси Х можно использовать как имена категорий, так и временные значения. В последнем случае цена деления оси будет равна определенному промежутку времени (например, месяцу). Такой тип меток применяется автоматически, если значения, на основе которых строится диаграмма, отформатированы как даты. При этом если в качестве меток оси Х выступают заголовки столбцов (ориентация задается пользователем на втором шаге построения диаграмм), то названия строк будут присутствовать в легенде. И наоборот. 
  • Производится выбор линий сетки (основных и более частых–промежуточных) или их отключение.
  • Указывается, будут ли на маркеры данных нанесены надписи: имена рядов, категории или значения, а при работе с круговыми или кольцевыми диаграммами – доли, т.е. процентное соотношение данного значения и суммы всех значений. При этом в поле Разделитель можно выбрать способ разделения содержимого подписей данных.
  • Устанавливается наличие и размещение легенды и таблицы данных. Использование  таблицы данных удобно, если диаграмма будет размещена на отдельном листе, а также если для ее создания используются данные из разных таблиц или только часть данных из одной таблицы. Таким образом, в таблице будут собраны нужные данные. При установлении флажка Ключ легенд на вкладке Таблица данных в таблицу к диаграмме будет добавлен значок, цвет которого соответствует цвету этого ряда на диаграмме.

ШАГ 4: Выбор местоположения диаграммы. Позволяет указать размещение диаграммы: на имеющемся листе (на котором находится таблица с данными) или на отдельном (диаграмма займет весь лист).

После построения диаграммы в нее могут быть внесены изменения. При обращении к разным объектам в контекстном меню становятся доступны те или иные команды. Так, при щелчке в области диаграммы и области построения диаграммы к таким командам относятся: Тип диаграммы, Исходные данные, Параметры диаграммы, Размещение, Формат области диаграммы или области построения диаграммы. При щелчке по маркерам  рядов данных - это команды Тип диаграммы, Исходные данные, Формат рядов данных и Добавить линию тренда. Для остальных объектов диаграммы доступна команда Формат, например, формат оси или формат линий сетки.

Таким образом, не изменяя исходных данных при неудачном выборе типа диаграммы можно его изменить. При неправильно указанном диапазоне - определить новый, а также изменить ориентацию данных (ряды в строках или столбцах), удалить ненужные ряды, внести уточнения в названия листов, дать наименование оси Х, если этого не произошло автоматически.

В целом, следует отметить, что в команде Формат… можно настроить параметры шрифта, линий, заливки их цвет, цвет заливки и т. д. Для отдельных объектов имеются специфические вкладки диалогового окна данной команды. Так, для команды Формат оси будет присутствовать вкладка Шкала с указанием минимального и максимального значений по оси, цены ее основных и промежуточных делений,  в каком значении будут пересекаться оси и др., а также вкладка Число для установления формата данных и Выравнивание – для изменения ориентации подписей относительно горизонтали. Для команды Формат ряда – это может быть Порядок рядов, Параметры, где указывается Ширина перекрытий (рядами друг друга), Зазора между рядами, для круговой диаграммы – определение угла поворота для просмотра частей и установление или отмена флажка Дольки разного цвета, а в объемном виде гистограммы – еще и вкладка Фигура для указания формы  фигуры: пирамида, цилиндр и др.

Следует отметить, что если диаграмма трехмерная – то для нее доступна команда Объемный вид (Трехмерная проекция), в диалоговом окне которой можно указать возвышение, поворот, перспективу и другие параметры.

Возможность вносить изменения в диаграмму после ее построения может быть использовано при создании подобной по форматированию диаграммы на основе новых данных. Для этого имеющуюся диаграмму необходимо скопировать, выделив ее щелчком в области диаграммы. А для скопированной диаграммы внести изменения, используя команду Исходные данные.

Изменение размера диаграмм производится аналогично изменению рисунков, при этом как отдельный элемент может быть также увеличена область построения диаграммы. В целом при увеличении размера диаграммы производится пропорциональное увеличение размера шрифта подписей осей и др. объектов, в связи с чем необходимо дальнейшее ее редактирование.