Как уже отмечалось, количественные (естественные) потери относятся к нормируемым и списываются на основании утвержденных норм, а качественные потери - к актируемым и списываются на основании актов.

Нормы естественной убыли продовольственных товаров утверждены приказом Минторга СССР и Минфина СССР № 88 от 2 апреля 1987 года. В 1996 году их действие  было продлено (приложение - письмо Роскомторга и Минфина РФ от 11 апреля 1996 года № 1-458/32-5).

Порядок списания естественных потерь определяется методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденными Роскомторгом и Мифином (приказ Роскомторга от 20 апреля 1995 года № 1-550/32-2).

Согласно п. 2.13 этих рекомендаций на статье «Потери товаров и технологические отходы» отражаются: потери товаров и продуктов при транспортировании, хранении и продаже в пределах действующих норм естественной убыли, утвержденных в установленном порядке.

Утвержденные нормы естественной убыли при перевозке, хранении и продаже являются предельными. Списание товаров и продуктов в пределах норм естественной убыли производят в случаях, если при приемке и инвентаризации выявлена фактическая недостача.

В целях равномерного отражения предстоящих расходов в издержках обращения и производства в складах, ежемесячно начисляется резерв на списание естественной убыли товаров в пределах действующих норм естественной убыли:

  • нормируемые отходы, образующиеся при подготовке к розничной продаже колбас, мясокопченостей и рыбы чистой массы (весом);
  • потери от зачистки сливочного масла, крошения карамели обсыпной и сахара-рафинада.

Нормы технологических отходов утверждаются Комитетом РФ по торговле (с 1996 года - Министерство внешнеэкономических связей и торговли). На этой статье отражаются:

  • убытки от недостачи и потери от порчи товаров, продуктов и сырья сверх норм естественной убыли в тех случаях, когда конкретные виновники не установлены;
  • потери от списания долгов по недостачам товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованных исков.

Потери и недостачи продуктов отражаются на этой статье по покупным ценам.

Основанием для списания убытков от недостачи, порчи сверх норм естественной убыли, когда виновные не установлены или во взыскании которых отказано судом, является обоснованное заключение, утвержденное руководителем предприятия торговли.

В документах, представленных для оформления списания недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, или заключение о факте порчи ценностей, полученное от соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Нормируемые технологические отходы возникают при подготовке продовольственного сырья к кулинарной обработке. Они также являются неизбежными и относятся к естественным.

Актируемые качественные потери списываются за счет прибыли торговой организации, а нормируемые естественные потери - за счет издержек обращения или производства.